Stappenplan aanpak werkdruk

Om werkdruk aan te pakken is het belangrijk om te weten waar de werkdruk vandaan komt. Er zijn verschillende manieren om erachter komen. Ga vandaag nog aan de slag:

• Voer een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit waar werkdruk een onderdeel in is.
• Gebruik in de RI&E tool onderdeel 'werkdruk' om de risico’s te inventariseren.
• Gebruik de sneltest werkdruk of de informatie over werkdruk van FNV.
• Kies voor een instrument als UBOS, VBBA 2.0, Burn-out Assessment Tool of Workability Index. Deze vragenlijsten voor uitgebreid onderzoek worden in Zorg en Welzijn regelmatig ingezet.

Tip: betrek bij de keuze voor de manier van inventariseren (een vertegenwoordiging van) de medewerkers.

Als je weet waar de werkdruk vandaan komt kun je gaan nadenken over prioriteiten en oplossingen.

Werkdruk geïnventariseerd? Tijd voor stap 2! Nu je weet welke factoren de werkdruk beïnvloeden bespreek je de uitkomsten met elkaar.

• Plan een ochtend of middag om samen de resultaten van het werkdrukonderzoek te bekijken en vervolgstappen te bedenken. Je kunt dit ook in het teamoverleg of de personeelsvergadering doen.
• De uitkomst van de RI&E tool geeft inzicht in waar de grootste risico’s zitten. Bekijk of de uitkomsten van de RI&E tool kloppen en bedenk samen welke maatregelen je kan nemen.
• Bepaal met elkaar wat prioriteit heeft. Wil je bijvoorbeeld eerst de sfeer in het team verbeteren of vind je efficiënter vergaderen het belangrijkst?. Dit diagloogwerkblad kan daarbij helpen. Bepaal samen voor  iedere prioriteit welke maatregel het grootste effect heeft.
• Spreek af hoe en waar je gaat starten binnen de organisatie. Bijvoorbeeld eerst met één team, een aantal teams waar de werkdruk het hoogst is, of per onderwerp.

Tip: zorg voor een veilige setting waarin open met elkaar gepraat kan worden. Anders bestaat het gevaar dat je sociaal wenselijke gesprekken krijgt en nog niet de vinger op de zere plek kunt leggen.

Nu je met elkaar het gesprek hebt gevoerd over oorzaken, prioriteiten en mogelijke oplossingen heb je genoeg input voor je plan van aanpak.

Nu je met elkaar hebt besproken welke oorzaken van werkdruk er zijn, welke oplossingen er zijn en wat prioriteit heeft, kun je aan de slag. 

Na stap 2 is het handig om de aanpak van werkdruk als een project vorm te geven:

• Vorm een werkgroep die bestaat uit een afvaardiging van de organisatie. Dit noemen we 'enablers' (mensen die noodzakelijk zijn om de aanpak mogelijk te maken). In die werkgroep zitten bijvoorbeeld: bestuurder, hr-adviseur, or (ondernemingsraad)/pvt (personeelsvertegenwoordiging) lid, leidinggevende/teamleider, medewerker(s).
• In het format plan van aanpak beschrijf je het probleem, wat je wilt bereiken (het resultaat), welke activiteiten uitgevoerd worden, wanneer, door wie en met welk budget.
• Breng iedereen in de organisatie op de hoogte van het plan van aanpak.
• Plan momenten in om de voortgang van de aanpak te monitoren en oplossingen te bedenken als er iets tegenzit.

Tip: wissel eens uit met een andere organisaties in jouw branche wat zij doen om werkdruk aan te pakken. Zo kom je op nog meer ideeën.

Werkdruk aanpakken is een continu proces. Nadat je dit hebt gedaan start je met de laatste fase van het stappenplan: evalueer en stel bij.

Na stap 3 start je met evalueren. Je monitort telkens of de afgesproken aanpak het gewenste effect heeft en stelt bij als dat nodig is:

• Bespreek op vaste momenten (bijvoorbeeld 1 keer per maand, of elke teamvergadering) of de activiteiten uitgevoerd zijn en of ze het gewenste resultaat hebben.
• Evalueren kun je leuk maken door één van deze vormen te gebruiken.
• Spreek af welke verbeteractie(s) je wilt doen voor de volgende keer.
• Vier met het projectteam wat jullie bereikt hebben.
• Deel het resultaat met de hele organisatie. Laat iemand vertellen welk persoonlijk verschil hij of zij ervaart of vertel wat voor impact het heeft op het team als geheel of voor cliënten.

Tip: op zoek naar een training of workshop op dit gebied: kijk eens naar het scholingsaanbod sociaal werk.